タスアシ

株式会社POOLY（以下「当社」といいます）は、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます）に基​づく個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。

1.事業者

株式会社POOLY

〒101-0054　東京都千代田区神田錦町3-13-1

代表取締役　渡辺一輝

2.個人情報保護管理者

管理部部長（連絡先は第６項の申出先と同じ）

3.全ての保有個人データの利用目的

[取引先から取得した個人情報]

連絡報告、資料等の送付、当社のサービスの紹介、商談、契約の締結、業務上の必要な連絡、当社サービスの開発・改善、請求及び支払業務、統計デー​タの算出集計・分析

[業務受託先から取得した個人情報]

連絡報告、業務の案内・業務に関する連絡及びその他付随する業務、業務管理・報告、緊急時の連絡、資料等の送付、当社の業務活動、業務分析、統計​データの算出集計・分析、問合せ

[採用応募者から取得した個人情報]

採用・選考手続き、応募者への連絡、採用・募集活動に必要な統計データの算出集計・分析、メルマガ配信

[採用時に取得した個人情報]

連絡報告、雇用契約の締結、入社手続き、秘密保持の約束、身元保証の約束

[従業員から取得した個人情報]

連絡報告、社会保障の手続き、経理清算事務、人事管理業務、教育研修、福利厚生業務、給与情報の管理、給与・報酬の支払い、労務・税理処理業務、​施設等の安全管理の手続き、業務の紹介

[問合せにより取得した個人情報]

問合せの受付・回答、資料等の送付

[電話・ウェブ会議など口頭・会話により取得した個人情報]

問合せの受付及び回答、申込みの場合は受付、登録や連絡、資料等を希望の場合は資料等の送付、採用への応募の場合は採用手続きの連絡と資料等の送​付、面談やアポイントを希望の場合は時間と場所の指定、その他、口頭・会話の際に取り交した約束を実施するため

4.第三者提供

弊社は、利用者情報のうち、個人データについては、個人情報保護法に基づき開示が認められる以下の各号の場合を除いて、ユーザーの事前の同意を得​ずに個人データを第三者に提供いたしません。

1. 法令に基づき、裁判所の令状または警察等の公的機関の有効な命令により開示を求められた場合
   
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ユーザーの同意を得ることが困難である場合
   
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ユーザーの同意を得ることが困難である場合
   
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ユーザー​の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
   
5. 弊社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
   
6. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
   

5.保有個人データの安全管理のために講じた措置

（個人情報保護方針の策定）

適切な個人情報の取得、利用及び提供の実施並びに目的外利用を行わないための適切な措置、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の​規範の遵守、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための措置、苦情及び相談のための窓口の設置と迅速かつ適切な対応、個人情報保護マ​ネジメントシステムの継続的な改善について策定しています。

（個人データの取扱いに関する内部規程の策定）

個人データの取得、利用、保存、移送・送信、提供、削除・廃棄等に関する取扱手順及び責任者と担当者の役割と責任について規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）

個人データの取扱いに関する個人情報保護管理者及び個人情報保護監査責任者を任命し、個人データを取り扱う従業員及び従業員が取り扱う個人データ​の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護マネジメントシステムに反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。​また、個人データの取扱状況について、定期的に内部監査及び運用の確認を実施しています。

（人的安全管理措置）

個人データの取扱いに関する安全管理措置に関して、従業員に定期的な研修を実施しています。個人データについての遵守事項を就業規則に記載すると​ともに、すべての従業員との間で非開示契約を締結しています。また、個人データ取扱いの委託先とは秘密保持契約を締結しています。

（物理的安全管理措置）

個人データを取り扱う区域において、従業員及び社外の者の入退室管理を行い、電子データ機器等の持ち込み制限を行っています。アクセス権限を有し​ない者による個人データの閲覧及び加工を防止する措置を実施しています。個人データを取り扱う電子機器、電子媒体及び書類等の盗難、紛失、毀損等​を防止するための措置を講じています。また、電子機器、電子媒体及び書類等の移送・送信においては、容易に個人データが判明しないよう措置を講じ​ています。

（技術的安全管理措置）

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正​アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（外的環境の把握）

外国において個人情報を取り扱うにあたっては、定期的に当該国の個人情報保護制度に関する情報を収集し把握した上で、安全管理措置を講じていま​す。

※当社では、外国にある第三者に個人データを提供することがあります。当社が個人データ取扱業務の全部または一部を外部委託する委託先の中には、​外国にある委託先があります。この場合、当社は当該委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

6.保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先/開示等の請求等の申出先

株式会社POOLY　個人情報窓口担当

〒101-0054　東京都千代田区神田錦町3-13-1

info@tas-assi.com

7.開示等の請求等に応じる手続

1．開示等の請求等の申出先

株式会社POOLY　個人情報窓口担当

2．開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式

・保有個人データに関する利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示」（以下​「開示等」といいます。） の求めをされる方は、開示等の求めに必要な「保有個人データの開示等請求書」を送付しますので 個人情報窓口担当までお​申し出ください。

・「保有個人データの開示等請求書」に必要事項をご記入のうえ、個人情報窓口担当まで郵送にてお送りください。

・個人情報窓口担当に開示等の請求等に必要な書類が到着後、本人確認のために記載されている連絡先へ担当者がご連絡します。本人確認がとれた時点​で、開示等の手続きを開始します。

・手続き開始より2週間以内に、書面又はご指定の方法でご回答申し上げます。また、開示等の求めに応じることが出来ない場合であっても、その理由​をお知らせします。

3．開示等の請求等をする者が本人又は代理人であることの確認の方法

・開示等の求めには「本人確認の書類」が必要となりますので、下記書類のいずれか1点のコピーを同封してください。

運転免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カード、個人番号カード（写真が表示されている表面のみ）、在留カード、特別永住者証明書、その他​公的機関が発行する写真付き証明書

*要配慮個人情報が記載されている書類は、記載箇所を黒塗りにしてください。

*本人であることの確認が出来ない場合は、開示等の求めに応じることができません。

・代理人による求めの場合は、下記書類①～③を同封してください。

①「代理権確認の書類」

-未成年の法定代理人による求めの場合

戸籍謄本、住民票（続柄の記載されたもの）、その他法定代理権の確認ができる公的書類のいずれか1点

-成年被後見人の法定代理による求めの場合

後見登記等に関する登記事項証明書、その他法定代理権の確認ができる公的書類のいずれか1点

-任意代理人による求めの場合

委任状及び本人の印鑑証明書

②代理人の本人確認の書類

③開示等の請求等をされる方本人の本人確認の書類

4．保有個人データに関する利用目的の通知及び開示の求めに対しては、手数料として1件につき2,000円分の郵便切手が必要です。

5．開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことがあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞​なく通知します。

・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

・法令に違反することとなる場合

8.個人情報の利用目的

[取引先から取得した個人情報]

連絡報告、資料等の送付、当社のサービスの紹介、商談、契約の締結、業務上の必要な連絡、当社サービスの開発・改善、請求及び支払業務、統計デー​タの算出集計・分析

[業務受託先から取得した個人情報]

連絡報告、業務の案内・業務に関する連絡及びその他付随する業務、業務管理・報告、緊急時の連絡、資料等の送付、当社の業務活動、業務分析、統計​データの算出集計・分析、問合せ

[採用応募者から取得した個人情報]

採用・選考手続き、応募者への連絡、採用・募集活動に必要な統計データの算出集計・分析、メルマガ配信

[採用時に取得した個人情報]

連絡報告、雇用契約の締結、入社手続き、秘密保持の約束、身元保証の約束

[従業員から取得した個人情報]

連絡報告、社会保障の手続き、経理清算事務、人事管理業務、教育研修、福利厚生業務、給与情報の管理、給与・報酬の支払い、労務・税理処理業務、​施設等の安全管理の手続き、業務の紹介

[問合せにより取得した個人情報]

問合せの受付・回答、資料等の送付

[電話・ウェブ会議など口頭・会話により取得した個人情報]

問合せの受付及び回答、申込みの場合は受付、登録や連絡、資料等を希望の場合は資料等の送付、採用への応募の場合は採用手続きの連絡と資料等の送​付、面談やアポイントを希望の場合は時間と場所の指定、その他、口頭・会話の際に取り交した約束を実施するため

9.プライバシーポリシーの変更

当社は、本ポリシーを変更することができます。

本ポリシーを変更する場合、当社は、２週間以上前に、当社ウェブサイトに本ポリシーを変更する旨、変更後の本ポリシーの内容及びその効力発生時期​を掲載します。

第1号による本ポリシーの変更は、前号に定める効力発生時期から適用されるものとします。

制　定　日　2023年　9月　14日